Como aumentar a produtividade e eficiência nas Transportadoras e Empresas de Logística adotando metodologias Ágeis?
O que é a metodologia ágil e como surgiu?
Os métodos ágeis surgiram na indústria de Tecnologia da Informação com o intuito de solucionar diversos problemas das organizações, como por exemplo, longas etapas de produção/execução de serviços sem entregas bem definidas, falta de clareza da comunicação gerando desalinhamento da equipe e cliente, entre outros.
Já faz algum tempo que as metodologias ágeis ultrapassaram as fronteiras das áreas de TI; hoje, existem oportunidades para serem utilizadas em todas as áreas e processos da organização, com o objetivo de desenvolver novas soluções ou modelos de negócios para garantir mais eficiência e competitividade.
Com equipes multidisciplinares que trabalham de maneira colaborativa é possível quebrar os objetivos em várias partes, reduzindo os erros que podem surgir ao longo do projeto. Assim, projetos que antes levavam meses para serem elaborados podem ser testados e implementados em dias.
Importante mencionar que, independente do tamanho de sua empresa – dez ou mil caminhões, sempre é possível tornar o processo mais eficiente. E, falar de eficiência e produtividade em tempos desafiadores como os dias que estamos vivendo, é imprescindível, para não dizer que é o único caminho para a sobrevivência.
Como a metodologia ágil pode ser aplicada no setor de logística?
No segmento logístico, as metodologias ágeis também são utilizadas no planejamento e execução de projetos. Em especial, podemos destacar que essas ferramentas têm um papel muito importante para diminuir o lead-time de entrega, reduzindo custos, além de garantir a segurança em toda a cadeia, proporcionando uma melhor experiência ao cliente (CX).
O cotidiano de nosso segmento é bastante atarefado, e envolve a tomada de muitas decisões estratégicas com agilidade. Nesse contexto, a organização é um requisito fundamental para a qualidade dos negócios de transporte e logística — cujas operações dependem de uma série de variáveis, como prazos e documentos.
Então, para otimizar os processos do meio logístico, combinando estratégias, tendências técnicas e gerenciais, podemos nos apropriar das ferramentas que ordenam etapas e operadores, possibilitando agilizar a operação e aumentar a velocidade da tomada de decisões por parte das pessoas chaves nos processos.
E como promover essa transformação que busca, no fundo, agregar valor e oferecer uma experiência diferenciada ao cliente? A resposta está na utilização correta de todo o potencial oferecido pelos dados, combinando Big Data e ferramentas como Analytics e Inteligência Artificial para entender as necessidades do cliente, gerenciar o relacionamento e apresentar soluções que contribuam no dia a dia dos negócios.
Cada vez mais, a inovação deve nortear as estratégias das corporações. Se a transformação digital era vista com um projeto futuro, a pandemia acelerou a adoção de novos modelos para garantir a sobrevivência de muitas empresas.
Contudo, para usufruir de todas as vantagens, é muito importante entender qual é a metodologia adequada de acordo com as necessidades e objetivos da instituição para que realmente sejam funcionais. Além disso, os indicadores também são peças fundamentais e tornam os processos mais confiáveis e precisos, proporcionando diversas melhorias na otimização das etapas que constituem o setor logístico.
Quais são elas?
Mas afinal de contas, quais são essas metodologias ágeis? Agora que você já sabe o conceito e a importância dessas ferramentas, compilamos aqui as mais populares, explicando como elas podem potencializar os resultados da sua empresa.
1. Ágil
Também conhecida como Agile Project Management, essa é uma das metodologias mais conhecidas em âmbito nacional. A abordagem ágil visa justamente aumentar a velocidade dos processos, fracionando as etapas de grandes trabalhos em ciclos menores. A ideia é reforçar que pequenos progressos estão sendo feitos a todo momento, ampliando o senso de motivação e agilizando a gestão dos projetos.
Na logística, o mesmo pode ser feito, bastando o responsável adaptar a realidade de suas operações às soluções da ferramenta, dedicando painéis específicos para lead-time, controle de estoque, consumo de combustível, resultado por veículo, gerenciamento do armazém, compra de suprimentos, elaboração de relatórios e afins.
2. Canvas
O Business Model Canvas, mais conhecido como Canvas, é uma ferramenta de planejamento estratégico, que permite desenvolver e esboçar processos e modelos de negócio novos ou existentes.
Trata-se, de um mapa visual elaborado para perceber se cada um dos pilares do negócio está obtendo a devida atenção, já que o método é um padrão capaz de oferecer uma visão prática da formatação do modelo. Nele são indicados todos os processos necessários para a concretização das operações.
No setor de transporte de cargas, um painel Canvas, pode ser configurado a luz dos seguintes temas: transferências em andamento, orçamentos pendentes, coletas em andamento, entregas pendentes, faturas abertas, etc.
Por outro lado, o Canvas também pode ser configurado sob a perspectiva de etapas relacionadas à própria gestão do armazém, como por exemplo: recebimentos pendentes, desembarque, conferência de notas, volumes e qualidade, atualização do estoque, despacho do insumo/matéria-prima para a produção, embarque do produto finalizado, expedição para o cliente final.
3. SCRUM
Uma das metodologias mais usadas ultimamente, já que por meio dela é possível integrar outros tipos de métodos de forma simples, podendo ser usada em qualquer ambiente de trabalho.
O SCRUM também prioriza a agilidade e a segmentação de tarefas. No entanto, trata-se de um método compatível com operações mais voláteis, que podem mudar a qualquer momento. Ela é muito utilizada no gerenciamento logístico, que lida com imprevistos diversos, como a necessidade de um insumo que não existe no estoque ou a manutenção corretiva dos veículos.
Além de contar com a divisão das operações em pequenas etapas, conhecidas como sprints. No final de cada sprint, os resultados são analisados e os pontos negativos e positivos identificados, com isso em mente, a gestão consegue constantemente melhorar os processos da empresa, tornando as decisões mais acertadas e eficientes.
O SCRUM também possibilita a criação de reuniões diárias para mensurar o que foi feito no dia anterior e, assim, definir as prioridades, viabilizado a continuidade das operações com feedbacks frequentes e um alinhamento entre colaboradores e empresa.
4. KANBAN
Se você gosta de trabalhar com checklists e de ter plena visibilidade do que está sendo desenvolvido por sua equipe, vai gostar de trabalhar com o sistema Kanban – um dos métodos ágeis mais simples, e também mais utilizados pelas empresas.
Para trabalhar com o Kanban você precisa de basicamente criar um quadro (que pode ser físico, como um quadro branco, ou virtual, como o Trello) e dividi-lo em três colunas, organizadas da seguinte forma:
A FAZER (TO DO): contemplando todas as tarefas a serem feitas durante um determinado projeto ou intervalo de tempo;
FAZENDO (DOING): com todas as demandas que estão sendo feitas por pessoas específicas em um momento;
FEITO (DONE): com as tarefas que já foram finalizadas, entregues e validadas pela equipe.
O sistema é bastante simples, mas demanda que toda a equipe esteja engajada para que ele possa funcionar adequadamente. Afinal, é preciso que haja um acompanhamento constante das tarefas que estão sendo realizadas, assim como seu avanço entre as colunas.
5. 5S
Otimização do padrão de qualidade. Essa é a essência da metodologia 5S, originada no Japão e que conquistou o mundo corporativo ao longo dos anos — sobretudo nos setores da indústria, segurança e logística. O termo 5S faz alusão a 5 conceitos abordados pelo método, cada qual com a sua importância dentro do cotidiano das empresas.
Como os conceitos foram originalmente cunhados em japonês, a tradução do método para o português interpreta cada uma dessas ideias como sensos. Veja quais são eles:
1) Seiri, o senso de utilização – Discorre sobre o uso inteligente das ferramentas e recursos, prezando pela responsabilidade no manuseio de valores, equipamentos e máquinas.
2) Seiton, o senso de organização- Descreve a importância de se manter o ambiente de trabalho constantemente em ordem, facilitando o acesso às demandas e alavancando a produtividade dos operadores.
3) Seiso, o senso de limpeza- Complementar à organização, o senso de limpeza também está ligado à importância da manutenção de ambientes limpos, seja nas salas da gestão ou na cabine dos caminhões — pois tanto limpeza como organização são determinantes para estimular um comportamento enérgico e produtivo dos colaboradores.
4) Seiketsu, o senso de padronização e saúde- cuida tanto da sinalização adequada dos ambientes corporativos, como da qualidade técnica e higiênica de ambientes compartilhados — como banheiros, refeitórios e afins.
5) Shitsuke, o senso de disciplina – Por último e não menos importante, há o senso que reforça a importância do comprometimento, no qual os funcionários se conscientizam da importância desse método e se esforçam ativamente para obedecer a todos os 5 sensos.
Essa ferramenta exige monitoração, conscientização e treinamento. Não podemos simplesmente aplicar a metodologia e seguir sem o devido acompanhamento.
6. Lean Logistic
Em uma tradução direta, esse é o conceito da logística enxuta que, por sua vez, deriva do lean manufacturing — uma metodologia industrial criada para desenvolver produtos de alta qualidade com a menor quantidade de recursos possíveis.
Na logística, essa filosofia pode ser aplicada na utilização de plataformas especializadas que permitem, inclusive, acompanhar todos os abastecimentos realizados, por localização e tempo.
Outro exemplo seria o emprego de tecnologia para o controle de estoque, automatizando a contagem com um dispositivo que lê e atualiza o sistema. Assim, é possível identificar sempre que um novo item chega no armazém, é utilizado pela produção e é despachado para o cliente.
7. Design Thinking
O Design Thinking é uma abordagem que busca a solução de problemas de forma coletiva e colaborativa, em uma perspectiva de empatia máxima com seus stakeholders (interessados): as pessoas são colocadas no centro de desenvolvimento do produto/serviço – não somente o consumidor final, mas todos os envolvidos na ideia. Trabalhos em equipes multidisciplinares são comuns nesse conceito, onde todos se colocam na posição do cliente, seja ele interno ou externo, para entender seus problemas, desafiar suposições e criar estratégias.
No ecossistema de logística e transporte, o Design Thinking já está sendo utilizado por algumas empresas na jornada de experiência do cliente (CX), possibilitando agregar valor a cada parte da cadeia, trazendo mais eficiência no processo como um todo.
Quais são as vantagens da aplicação da metodologia ágil?
A utilização das metodologias ágeis proporciona uma série de benefícios quando bem aplicada. Confira alguns deles:
• Maior alinhamento entre o time e clientes com rápida resolução de possíveis problemas e conflitos
• Redução de riscos e resultado final de alta qualidade
• Economia de recursos por meio de entregas mais assertivas
• Agilidade e eficiência nas entregas e na execução do projeto como um todo
• Flexibilidade e facilidade para propor alternativas e chegar à melhor solução possível.
Considerações Finais
Como você pôde perceber, o mais interessante das metodologias ágeis é a rapidez para mudar. Elas substituem os modelos tradicionais de planejamento, em que uma área só começa a desenvolver sua tarefa depois que a outra termina, por ajustes em tempo real durante a execução de um projeto, o que oferece mais agilidade para fazer adequações ou mudar a rota. Os ciclos mais curtos de entrega valorizam a multidisciplinaridade, estimulam o conhecimento e melhorias contínuas, além de valorizar pessoas motivadas a oferecer a melhor experiência ao cliente (CX).
Espero ter contribuído com os exemplos de como aplicar metodologias ágeis na logística e transporte, os tipos mais comuns no mercado e suas principais vantagens. Não espere mais para pesquisar sobre a melhor ferramenta de acordo com as demandas, necessidades e características do seu negócio, com o intuito de aperfeiçoar o trabalho executado e, dessa forma, garantir a competitividade e sucesso do seu negócio.
E se quiser conhecer melhor este tema e experimentar na prática como funciona? Participe do Workshop gratuito promovido pelo movimento social Rota Feminina para profissionais do ecossistema de logística e transporte no dia 24/05/22 às 19h00s. Basta se inscrever neste link
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Por Suzana Soncin
i9Exp – inoveExperience
